23.1.2017

Mihin se työpäivä kuluikaan?

Seuraatko sinä omaa työaikaasi? Monet vain tekevät töitä, mutta kärsivät kiireestä. Jos työajalla tehtäviin töihin kiinnittää huomiota, tuottamattoman työn määrä saattaa vähentyä kuin itsestään.

Minulla tuli taannoin puhetta työajan käytöstä ja sen tehokkuudesta kollegani, Velhovision Maaretin kanssa. Vertailimme työajan seurantaan käyttämiämme tapoja. Itse olin aiemmin kirjannut kuhunkin projektiin käytetyn työajan ylös perinteiseen Excel-taulukkoon. En kuitenkaan ollut kiinnittänyt huomioita siihen, kuinka paljon työpäivästä kaikkiaan menee asiakastöihin.

Toggl on loistava työkalu työajan seurantaan

Maaret innostui aiheesta niin, että kaiveli internetin ihmemaailmaa ja löysi sieltä työajan seurantaan tarkoitetun Toggl-palvelun. Maaretin positiivisista käyttökokemuksista rohkaistuneena otin itsekin Togglen käyttöön.

Toggl on upea työkalu työajan seurantaan. Sitä voi käyttää niin nettiselaimella kuin myös kännykkään asennettavalla applikaatiolla. Helppokäyttöiseen sovellukseen syötetään asiakkaan nimi ja työn alla oleva projekti, ja play-nappia painamalla laskuri alkaa raksuttamaan projektiin käytettyä aikaa. Tauolle mennessä voi painaista stoppia. Ajan mittaamisesta tulee tarkempaa, kun Togglesta saa erilaisia raportteja.

Toggl on loistava sovellus työajan mittaamiseen

Käytettyäni Togglea viikon-parin ajan olin kauhuissani. Työaikanatsiksi nimeämäni sovellus kertoi karua kieltään: tekemistäni työpäivistä olin tehnyt asiakastöitä keskimäärin vain 4-5 tuntia päivässä, vaikka kuvittelin olevani hyvinkin tehokas tekijä.

Vaikka työpäiväni on yleensä 7-8 tunnin mittainen, loppuaika menee Togglen mukaan muuhun ”säätämiseen”: sähköpostien lukemiseen ja kirjoittamiseen, yrityksen omaan markkinointiin, asiakashankintaan, tapaamisiin, laskujen maksamiseen, someen ja muuhun taustatyöhön.

Luomua vai tehotuotantoa?

Surkuttelin surkeita työtehojani Maaretille. Pitäisihän ”oikeaa työtä” olla työpäivästä enemmän kuin 4-5 tuntia! Tehoja on saatava lisää!

Rupesin kuitenkin miettimään asiaa tarkemmin. Oman yrityksen ”pakolliset” taustatyöt on joka tapauksessa pakko hoitaa. Toisaalta en halua ajaa itseäni piippuun tekemällä liikaa töitä – mainostoimistotyössa tarvitaan luovuutta ja työt seuraavatkin siten usein myös vapaa-ajalle. Projekteja tulee työstettyä alitajuisesti myös ruokaa laittaessa ja remonttia tehdessä. Markkinointi-idea saattaa pulpahtaa pintaan uimahallissa pulikoidessa, jolloin Toggl ei raksuta säälimättömiä minuuttejaan.

Vaikka työaikaseurannan avulla voi työtänsä tehostaa, tehotuotantoon ei tarvitse silti siirtyä. Minä teen luomua, sillä välillä pitää päästä pihalle kuopsuttamaan pehkuja!

Työpäivästä pitää tehdä itselle sopiva

Työaikaa on hyvä seurata, olkoonpa sitten käytössä Toggl, perinteinen Excel-taulukko tai pelkkä ruutupaperi. Pääasia on, että itse tiedostaa, miten aikansa käyttää. Pahin tilanne on se, jos työaika tuntuu valuvan epämääräiseen säheltämiseen, mitään ei saa aikaiseksi, eikä myöskään tiedä mihin aika kuluu.

Kun itse tiedostaa, miten työaikansa käyttää, voi kantaa hyvillä mielin vastuun tekemisistään – olkoon se sitten luomua tai tehotuotantoa.

Mihin se työpäivä kuluikaan?
Takaisin Blogi-sivulle